Haben Sie an alles gedacht? Hier kommt die ultimative Checkliste für Ihre Feier!
Bei allen folgenden Punkten steht Ihnen das Team der PartyCompany jederzeit gerne mit Rat und Tat zur Verfügung. Wir helfen Ihnen bei der Planung und organisieren Ihnen – wenn Sie wollen – Ihr Event von A-Z, natürlich auf Wunsch auch nur Teilbereiche. Wir freuen uns auf Ihren Anruf!
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Das dürfte das Einfachste sein. Sie müssen den Rahmen Ihrer Veranstaltung festlegen. Was wollen Sie feiern?
Neudeutsch Location besagt es einfach nur: Wo wollen Sie feiern? Bei sich zuhause, in einem Saal, Bürgerhaus etc., draußen oder vielleicht im Zelt. Bei einer Außenveranstaltung: gibt es einen Regenschutz? Bis wann muß der Raum wieder geräumt sein?
Wer soll eingeladen werden? Die Einladungen sollten Sie mit ausreichend Vorlauf (ca. 4-5 Wochen, bei Hochzeiten mind. 8 Wochen) verschicken und den Zeitpunkt für eine Rückantwort fixieren. Legen Sie Wert auf eine bestimmte Kleiderordnung? Teilen Sie dieses in der Einladung mit.
Erst nach Rücklauf der Anmeldungen, Abklärung der räumlichen Bedingungen, Festlegung der Speisenfolge und des Services ist eine konkrete Budgetplanung möglich.
Zu diesem Thema sollten Sie zunächst die Art der Gästebewirtung festlegen (z.B. Buffet, Menü, Snackparty etc.). Danach sollten Sie sich Gedanken machen über die Stilrichtung und über den finanziellen Rahmen. Soll das Essen selber gemacht werden oder ein professioneller Caterer beauftragt werden?
Welche Getränke möchten Sie anbieten und in welcher Abfolge z.B. beim Menü. Entscheiden Sie sich ferner für einen Aperitif und/oder Digestif? Oft wirft die Frage der Getränkekühlung Probleme auf. Wie können größere Mengen Wein, Bier, Wasser etc. gekühlt werden?
Haben Sie genügend Geschirr, Besteck und Gläser? Für Veranstaltungen, die Ihren eigenen Bestand überfordern helfen wir Ihnen gerne. Ein einheitliches Erscheinungsbild hat viele Vorteile gegenüber zusammengetragene Teile.
Stimmen Sie die Raumgestaltung mit der Art der Veranstaltung ab. Evtl. empfiehlt es sich einen Dekorateur zu organisieren, oder ein Dekogeschäft aufzusuchen. Es gibt viele Möglichkeiten die Tische zu stellen: Einzeltische in runder oder eckiger Form, Blocktische oder Tafeln als z.B. E-Form oder U-Form. Darf auf Ihrer Veranstaltung geraucht werden oder richten Sie für Raucher bestimmte Zonen ein (z.B. Außenbereich – gibt es dann einen Standaschenbecher?)
Ist ausreichend Mobiliar wie Tische, Stühle, Biertischgarnituren oder Stehtische vorhanden?
Sollen die Tische mit Damasttischdecken eingedeckt werden. Als Alternative bieten sich Lackfolien, Dekostoffe oder Papiertischdecken an.
Falls Sie sich für ein Fest oder Jubiläum entschieden haben und nicht für eine zwanglose Party, empfiehlt es sich, eine detaillierte Tischordnung zu erstellen. Bei großen Festen ist es von Vorteil, vor dem Veranstaltungsraum eine Übersicht der Plazierung der Gäste anzubringen, damit sich die Tischpartner schneller finden.
Legen Sie vorher den zeitlichen Ablauf Ihrer Veranstaltung fest. Wann soll welche Rede gehalten werden oder wann soll welche Showeinlage kommen. Stimmen Sie bei einem servierten Menü dieses auch unbedingt mit der Küche ab.
Machen Sie sich Gedanken über weitere Tischdekoration. Diese sollte zum Anlass und zur Örtlichkeit passen. Bestehen besondere Farbvorstellungen? Es lässt sich vieles mit Bändern, Dekostoffen, Streuartikeln und Blumen zaubern. Wollen Sie Menükarten auf den Tischen haben?
Auch aus den einfachsten Räumen kann man stilvolle Räume inszenieren. Vor allem mit Pflanzen, Dekostoffen, Luftballons und Lichteffekten kann vieles gestaltet werden. Wie ist die allgemeine Ausleuchtung des Raumes, Zeltes etc.? Nackte Neonlampen?
Für einen reibungslosen Ablauf empfiehlt es sich Servicekräfte einzusetzen. Diese kümmern sich zuvorkommend um u.a. den Getränke- und Abräumservice, helfen bei der Garderobe und kümmern sich in Zusammenarbeit mit Ihnen um den perfekten Gesamtablauf der Veranstaltung. Je nach Veranstaltungsart rechnet man ca. 20-30 Gäste auf eine professionelle Servicekraft. Sollen die Servicekräfte ein einheitliches Erscheinungsbild haben? Haben Sie an Tabletts, Korkenzieher etc. gedacht? Und falls Sie zufrieden waren, freut sich jede Servicekraft über eine kleine Anerkennung.
Was ist die schönste Veranstaltung ohne Künstler. Es gibt viele Möglichkeiten vom Alleinunterhalter bis zu Rockband vom Clown bis zur Tanzeinlage. Oder soll jemand Ihre gesamte Veranstaltung moderieren?
Rauschende Feste sollen fotografisch festgehalten werden. Am besten ist es, einen Fotografen zu engagieren, um professionelle Bilder zu erhalten. Reicht das Budget dafür nicht aus, wird sich bestimmt jemand aus Ihrem Bekanntenkreis zur Verfügung stellen.
Für Kinder sind große Feste nicht immer nur das reinste Vergnügen. Wenn Sie Kinder in Ihre Planung miteinbeziehen, sollten Sie folgendes bedenken: Organisieren Sie jemanden, der die Kinder professionell beschäftigt. Sorgen Sie für ausreichend Spiel- und Malmöglichkeiten. Haben Sie einen Ruhe- und Schlafraum, in dem sich die Kinder zurück ziehen können? Haben Sie bei der Auswahl der Speisen etwas für Kinder eingeplant?
Unter gewissen Umständen benötigen Sie eine behördliche Genehmigung für Ihre Veranstaltung. Bedenken Sie immer Brandschutzauflagen und halten Sie Not- und Rettungswege frei. Falls es laut wird – es hilft oft vorher seine Nachbarn nett und freundlich über eine geplante Party zu informieren und um Verständnis zu bitten. Teilen Sie Ihren Gästen schon bei der Einladung die beste Anfahrtsmöglichkei und mögliche Parkplätze mit.
Im Winter nicht zu vergessen. Ist die Garderobe groß genug oder benötigen Sie weitere Garderobenständer? Bei Großveranstaltungen: denken Sie an einen Garderobenmann oder -frau und an Garderobenmarken.
Immer wieder ein wichtiger Punkt der gerne vergessen wird. Wie kann der Müll am Ende der Veranstaltung entsorgt werden? Reicht die Stromversorgung aus. Besonders wichtig falls eine Band auftritt oder große Flächen wie z.B. ein Zelt beleuchtet werden muss. Braucht der Caterer viel Strom. Sind genügend Zuleitungen vorhanden und wie sind diese abgesichert. Wissen Sie wo der Sicherungskasten ist?
Besteht eine gute Anfahrtsmöglichkeit für Lieferanten wie z.B. Musiker, Caterer, Dekorateure. Falls nicht sprechen sie dieses detailliert ab, damit keine Zeitverzögerungen entstehen.
Haben Sie immer die Telefonnummer eine örtlichen Taxizentrale griffbereit und muntern Sie Ihre Gäste auf ein Taxi zu nehmen, falls Alkohol getrunken worden ist.